Tiedolla johtaminen

Aiemman yhteistyön tuloksena YSAO voitti vuonna 2017 ammatillisen koulutuksen laatupalkinnon teemalla "Tiedolla johtaminen". YSAO:lla aloitettiin vuonna 2014 TCD:n toteuttama tietovarastoprojekti, jota kehitetään edelleen. Lisäksi YSAO:lla on käytössä strategiatyökalu, jonka avulla henkilöstölle jalkautetaan yrityksen tavoitteet ja seurataan niiden toteutumista. YSAO on toteuttanut systemaattisesti opiskelija-, työelämä- sekä henkilöstökyselyitä, joita ovat muun muassa automatisoidut työpaikalla järjestettävän koulutuksen palautekyselyt ja henkilöstön työolobarometri. Tulosten monipuolinen raportointi ja Analytics-ohjelmalla tehtävä syvällisempi analysointi mahdollistavat tulosten hyödyntämisen toiminnan ja strategian suuntaamisessa.

Tiedolla johtamiseen käytetty työvälinepatteristo on Ylä-Savon ammattiopistossa laaja ja perustuu siihen, että tieto on avoimesti saatavilla kaikille. Reaaliaikainen tuloskorttijärjestelmä on keskeinen johtamisen väline. Se on käytössä läpileikkaavasti koko organisaatiossa ja siitä saatavaa tietoa hyödynnetään päivittäisessä työskentelyssä. Pedagogiset ja laadulliset tavoitteet on yhdistetty ja avattu reaaliaikaiseen tuloskorttiin toimenpiteiksi, joiden etenemistä seurataan ja voi seurata. (OKM tiedote).

Vuonna 2017 YSAO:lle on aloitettu työajanseurantaohjelmiston kehittäminen. Työajanseurannan tarkoituksena on resurssien reaaliaikaisempi suunnittelu ja tehostaminen. Työajanseurannan tiedot on käytettävissä raportointivälineissä. Vuonna 2019 YSAO:n kanssa käynnistettiin tekoäly-projekti, jonka tavoitteena on analysoida syvällisemmin keskeyttämiseen liittyviä syitä sekä ennalta ehkäistä keskeyttämistä. Projektissa on mukana myös Jyväskylän yliopisto.

Tietovaraston käyttöönotto on mahdollistanut kustannustehokkaan tiedon keräämisen ja analysoinnin. Tiedot päivittyvät automaattisesti tietovarastoon eri lähdejärjestelmistä, joten hidas ja virhealtis manuaalinen tiedonkerääminen on nyt historiaa. Tietovarastossa tapahtuvat datan validoinnit nostavat esille lähdejärjestelmien virheellisen datan, joihin voidaan puuttua nopeasti ennen kuin ne aiheuttavat vääristymää raportointiin ja päätöksentekoon.

Lähdejärjestelmistä koostetut tiedot ovat helposti jatkojalostettavissa esim. PowerBI-raporteilla. Tietovaraston päällä suoritettavat laskennat ovat hyödynnettävissä eri raporteilla, ajansäästö on siis merkittävä, koska samoja asioita ei tarvitse laskea jokaiselle raportille erikseen. (Antti Korolainen, pedagoginen pääkäyttäjä, YSAO)